Onboarding im Home-Office

Sandra ist Teamleiterin im Academy Team und für das Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen verantwortlich. Sie erzählt uns wie die Corona Pandemie das Onboarding bei uns in diesem Jahr verändert hat und wie wir neue Mitarbeiter*innen beim Einstieg ins Unternehmen unterstützen. Annelies und Jasmin haben während der Corona Pandemie bei uns begonnen, Annelies als Sales Managerin und Jasmin als Projekt Managerin in der Softwareentwicklung. Sie schildern uns wie die erste Zeit bei uns aus ihrer Sicht gelaufen ist und welche besonderen Herausforderungen sich aus dem Onboarding im Home-Office ergeben haben.

Sandra, wie viele Mitarbeiter*innen sind denn in diesem Jahr während der allgemeinen Empfehlung zu Home-Office bei uns gestartet?

Kurz vor Beginn des ersten Lockdown haben drei Kolleg*innen bei uns begonnen. Sie hatten in der Anfangszeit die Gelegenheit, das Team und Ansprechpersonen persönlich kennenzulernen. Ein großer Teil ihres Onboarding fand für sie ab Mitte März remote statt.
Zwei weitere Kolleg*innen, sind im Mai zu uns gestoßen. Zu dieser Zeit waren flächendeckend fast alle Mitarbeiter*innen von RUBICON im Home-Office. Seither haben wir mehr als 40 neue Mitarbeiter*innen aufgenommen und das Remote-Onboarding immer weiter ausgebaut.

Und wie hat das Onboarding für diese Mitarbeiter*innen ausgesehen? Wie kann man das Onboarding im Home-Office organisieren?

Remote Onboarding erfordert mehr Koordination und Abstimmung im Vorfeld. Wir haben unsere Einführungsveranstaltung „Welcome@RUBICON“ und unsere Produkt- und Serviceschulungen, die „Get to Knows“, komplett auf Onlineschulungen umgestellt. Damit kann auch aus dem Home-Office teilgenommen werden. Die fachliche Einschulung findet bei RUBICON in den Teams statt. Dazu ist ein umfassender Onboardingplan, in dem möglichst alle Teammitglieder einen Part übernehmen, sinnvoll. Zudem ist uns wichtig, dass neue Kolleg*innen die Erwartungen kennen, die an sie gestellt werden und sie auch laufend Feedback erhalten. Viele Aufgaben und Arbeitsschritte können über Screen-Sharing sehr gut vorgezeigt werden. In der Software Entwicklung haben wir bereits bisher sehr stark auf Zusammenarbeit gesetzt und beispielsweise Pair Programming eingesetzt. Um dies auch remote zu ermöglichen, haben wir für unseren Entwickler*innen ein neues Tool zur Verfügung gestellt. Damit haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.

Was hast du als besondere Herausforderung beim Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen im Home-Office empfunden?

Die Herausforderung beim Remote-Onboarding besteht darin, den neuen Kolleg*innen unser Teamgefühl zu vermitteln und sich untereinander kennenzulernen. Wir setzen deshalb auf tägliche virtuelle Stand-up Meetings. Alle neuen Mitarbeiter*innen haben außerdem bereits vom ersten Tag an einen Buddy an ihrer Seite, der neben der Führungskraft und dem Team das Onboarding unterstützt und für Fragen jederzeit bereitsteht. Das schätzen unsere neuen Kolleg*innen sehr. Fragen zu stellen bedarf im Home-Office ja jedes Mal eines Anrufs oder einer Nachricht. Diese Hemmschwelle versuchen wir unsere neuen Kolleg*innen zu nehmen.

Annelies und Jasmin, wie habt ihr eure ersten Tage und Woche bei uns empfunden? Habt ihr das Gefühl trotz der ungewohnten Umstände mittlerweile gut in eurem Job angekommen zu sein?

Annelies: Am ersten Arbeitstag wurde ich von meinem Buddy, Mélanie, im Forum begrüßt. Später kam Lukas dazu und half mir mit Laptop & Handy-Einrichtung. Zu Mittag ging es dann schon ins Home-Office. Trotz Lockdown war der Einstieg für mich sehr angenehm. Hintergrund dafür ist unter anderem, dass neue Mitarbeiter wirklich gut mit der „Get to know-Serie“ über die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens informiert werden und dass hat alles auch remote sehr gut geklappt. Außerdem hatte ich das Glück, dass sich sowohl mein Vorgesetzter, als auch mein Buddy ausreichend Zeit für meine Einschulung genommen haben und wir vieles in regelmäßigen Online-Meetings besprechen konnten.  Nach kurzer Zeit bekam ich dann erste eigene Projekte und ab dann glühte schon das Telefon – wie es im Sales halt so üblich ist. Ich denke also, ich bin mittlerweile schon gut angekommen. Ich bin aber trotzdem gespannt, wie das Business läuft, wenn man wieder reisen kann.

Jasmin: Die ersten zwei Wochen habe ich noch im Büro verbracht, daher hatte ich die Möglichkeit das Team auch persönliche kennenzulernen. Das war sehr angenehm. Dann kam der Umstieg auf  Home-Office. Das war im ersten Moment schon schwierig, aber wir haben das gemeinsam gut gemeistert und somit verlief das Onboarding trotz der ungewohnten Situation sehr gut.

Was hat euch dabei geholfen?

Annelies: Es war sehr hilfreich für mich zu wissen, dass die Kollegen „offene Ohren“ für meine Fragen haben und so scheute ich mich nicht, diese oft direkt anzurufen oder online zu kontaktieren. Außerdem habe ich am Anfang sehr viel in unserem WIKI und am Laufwerk nachgelesen.

Jasmin: Ich fand das Buddy-System sehr hilfreich, mein Buddy stand mir jederzeit für Rückfragen zur Verfügung. Auch im Team waren alle sehr hilfsbereit. Anfangs hatte ich täglich einen Call mit einem Teammitglied, um Infos zu bekommen und den Wissenstransfer zu gewährleisten. Zusätzlich wurde ich immer wieder zum Pairing eingeladen, sodass ich alle Tätigkeiten im Team kennenlernen konnte. Außerdem haben wir ein Wiki mit Infos zum Onboarding und teamspezifischen Infos und durch die „Get to know-Reihe“ erfährt man auch mehr über die anderen Teams im Unternehmen.

Was waren spezielle Herausforderungen bzw. was ist vielleicht besonders schwergefallen und wie seid ihr damit umgegangen?

Annelies: Die Standard-Strukturen und Prozesse kennenzulernen bzw. daraufzukommen, dass an manchen Stellen noch etwas definiert werden könnte. Diese Prozesse haben wir dann im WIKI dokumentiert oder ergänzt.

Jasmin: Im Home-Office ist es durchaus schwieriger schnelle Zwischenfragen zu stellen. Außerdem bekommt man Infos, die man im Büro zwischendurch aufschnappen würde, nicht mit. Um Fragen beantwortet zu bekommen ohne jedes Mal einen Call starten zu müssen, wurden diese gesammelt und z.B. bei den Calls zum Wissenstransfer beantwortet. Wichtig ist auf jeden Fall Kontakt zum Team zu haben und dafür waren die regelmäßigen Calls sehr hilfreich.