Warum ist die interne Kommunikation wichtiger denn je?

Sabrina, Internal Communication Manager bei RUBICON im Gespräch über Zusammenhalt, Transparenz und Austausch in einer von der Pandemie geprägten, internen Unternehmenskommunikation.

Warum ist interne Kommunikation so wichtig für ein Unternehmen?

Viele Unternehmen vernachlässigen die interne Kommunikation. Meist wird davon ausgegangen, wenn Marketing, HR oder die Geschäftsleitung hier und da ein paar Entscheidungen von Meetings durchsickern lässt, reicht das aus. Doch gerade in Zeiten der Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig es ist eine ganzheitliche und zentral gesteuerte interne Kommunikation zu haben. Mitarbeitende möchten partizipieren, konsumieren und sich austauschen – vor allem wenn sie tagtäglich mit Home-Office und veränderten Arbeitsbedingungen konfrontiert sind.

Was hat sich seit deinem Einstieg bei RUBICON an der internen Kommunikation geändert?

Die Stelle „Internal Communication Manager“ gab es vor meinem Eintritt nicht. Kommuniziert wurde hauptsächlich per E-Mail – und davon gab es viele. Viel zu viele. Die Mitarbeitenden selbst haben sich gewünscht, dass sich jemand hauptverantwortlich darum kümmert. Gewünscht, getan. Die Geschäftsleitung hat daraufhin diese Investition getätigt und die Stelle geschaffen. Seitdem ist einiges passiert.

Nicht jeder nimmt Informationen gleich auf. Das ist bei unserem privaten Nutzungsverhalten nicht anders. Der eine liest lieber, während die andere sich lieber etwas anhört oder sich ein Video ansieht. Der richtige Mix macht es aus – so ist es auch in der internen Kommunikation, weshalb wir nun auf einen Multi-Channel-Ansatz setzen. Mitarbeitende gilt es dort zu erreichen, wo sie sind. Früher gab es einige Mitarbeiter-Events. Diese konnten Covid-bedingt leider nicht mehr stattfinden. Es galt daher neue digitale Formate zu etablieren, mit dem Zweck den sozialen Austausch, Transparenz und Orientierung zu ermöglichen.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der internen Kommunikation?

Interne Kommunikation ist kein Selbstläufer. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden einzubeziehen und mit ihnen gemeinsam Inhalte zu erarbeiten. Dieses Verständnis von interner Kommunikation war für einige neu. Wir etablierten daher Formate wo Mitarbeitende selbst zu Wort kommen bzw. Inhalte einbringen können. In meinen Job geht es vorrangig darum zuzuhören und relevante Inhalte in einer Story an Mitarbeitende zu kommunizieren. Listening ist dabei genauso wichtig wie Telling.

Vor welchen Herausforderungen steht die interne Kommunikation in Zeiten von Remote-Work? Wie begegnest du ihnen?

Es fehlt der soziale Austausch – die Kaffeepause, das gemeinsame Frühstück, ein Lunchtermin oder das Geplauder bei einer Mitarbeiterveranstaltung mit Kolleg:innen. Es sind die Persönlichkeiten der Mitarbeitenden und der soziale Austausch die eine Unternehmenskultur prägen. Die Pandemie hat alles auf den Kopf gestellt und uns in der internen Kommunikation vor neue Herausforderungen gestellt. Live-Veranstaltungen konnten nicht mehr durchgeführt werden. Gespräche zwischendurch fanden kaum noch statt. Doch besonders in Zeiten wie diesen sehnen wir uns nach dem Gefühl des Zusammenhalts und der Freude.

Die Interne Kommunikation nimmt dabei die Rolle ein, Menschen zusammenzubringen und Formate zu schaffen, die einen wertschätzen Dialog auch in einer hybriden Arbeitswelt für alle ermöglicht.

Wir setzen z.B. bei der täglichen Zusammenarbeit und Peer-to-Peer Kommunikation auf Microsoft Teams. Wir schätzen an diesem Kanal die Möglichkeit, dass eine Kommunikation in beide Richtungen möglich ist. Mit Reaktionen und Kommentaren tauschen wir uns aus. Das stärkt das Miteinander. Weiters etablierten wir Ask-Me-Anything Sessions, in denen Kolleg:innen ein Themengebiet ihrer Wahl vorstellen. Nach dem Prinzip „Lernen von Kolleg:innen“ wollen wir auf diese Weise einen regelmäßigen, teamübergreifenden Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens fördern.

Einer unsere wichtigsten Kanäle ist die E-Mail geblieben. Doch E-Mail ist nicht gleich E-Mail.

Ein zentraler, firmeninterner Newsletter informiert seither über laufende Projekte, Team Insights, Organisationsentwicklungen und Neuigkeiten aus HR & Academy und verlinkt auf gemeinsam erstellte Podcasts, Videos oder Artikel. Wir haben uns für einen zweiwöchigen Versand-Rhythmus entschieden. Wir werden tagtäglich mit Nachrichten und Meldungen der Medien dauerbeschallt. Pausen im Arbeitsalltag sind daher wichtig. Ein Beispiel: Mittagspausen werden bei uns nicht mit Terminen überbucht. Gleiches gilt für die interne Kommunikation – Informationen sollen gerne konsumiert werden, daher ist eine gelegentliche Pause gut.

Welche Ideen hast du, um die interne Kommunikation bei RUBICON auch zukünftig weiter zu optimieren?

Laut dem aktuellen Edelman Future of Corporate Communications Report hat die strategische Rolle der Kommunikation für CEOs und weitere Führungsebenen erheblich an Bedeutung gewonnen. Dies wird uns bestimmt auch in weiterer Zukunft beschäftigen. Weiters stehen wir kurz vor der Einführung eines weiteren Austauschformats – aber dazu möchte ich an dieser Stelle noch nicht allzu viel verraten 😉